Ön Muhasebe, genel muhasebenin ilk adımıdır. Ön muhasebe bir işletmenin mali yönetimini sağlayan her türlü bilginin işlenmesi ve takip edilmesidir. İşletmenin nakit, çek, senet, müşteri, stok, fatura veya banka hesaplarının kayıtları ve hareketleri, ön muhasebe aracılığı ile takip edilir.

İşletmenin sürdürülebilir yönetimi için fatura kesilme aşamasından tahsilat adımına, alış faturalarının işlenmesinden ödeme adımına, ürünlerin stok takibine, işletmedeki nakit akışına varıncaya dek tüm bu işlemlerin kayıt altına alınması sürecine Ön Muhasebe diyebiliriz.

Ön Muhasebede Hangi İşlemler Yapılır?

Kasa Takibi: Firmanın günlük gelir, gider ve nakit akışının takibi için kullanılır. Nakit giriş çıkışlar, kayıt altına alınarak, yapılan tahsilat ve ödemeler izlenir. Böylece firmanın, nakit işlemlerinin takibi yapılır.

Banka Hesaplarının Takibi: İşletmelerin bankalardaki hesap durumu, bankalar aracılığıyla gerçekleştirdiği ödemeler, çekler, havale ve tahsilat gibi işlemlerin takibi yapılır. Dışarıdan gelen ödemelerde banka hesabı kontrol edilir.

Çek ve Senetlerin Takibi: İşletmenin veya müşterilerin çek-senetlerini takip eder. Çek-senetlerin giriş çıkışlarını kaydederek, ne kadar tahsil edilecek ve ne kadar ödenecek çek senet çek-senet olduğu bilinir. Bunları vadeleri de takip edilerek, ödeme günlerinde ödemeler yapılır, tahsil günlerinde tahsilatlar yapılır.

Fatura ve İrsaliye Takibi: Alınan veya satılan hizmet ya da ürün karşılığında fatura kesilir. İrsaliye ise bir ürünün nakledilmesi esnasında kullanılan sevk belgesidir. Fatura kesme işlemini, gelen-giden fatura ve belgeleri takip eder.

Stok Giriş/Çıkış İşlemleri: Ürün alımında alış faturası ile sisteme girişi yapılır, ürün satıldığında is satış faturası ile stoklardan düşürülür. Böylece hangi ürünün daha çok satıldığı, hangi ürünün satılmadığı kolayca takip edilir.

Cari Hesap Takibi: Müşteri ve tedarikçi hesaplarının tamamı cari hesaplarıdır. Her türlü alım satım işlemleri; ödeme, tahsilat, borç ve alacak takibi cari hesapla yapılır. Bu bilgiler rapor hazırlamak için de kullanılır.

Aylık Bordrolar: Personelin ücret hesaplarının düzenlenmesi ve takibi yapılır.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Genç ve küçük işletmelerde tüm bu işlemleri işletme sahibi yapmayı tercih edebilir. Gelişmiş işletmelerde ise daha çok ön muhasebe kayıtları için ön muhasebe elemanı işe alınır. Elle yapılan kayıtlarda Excel yardımıyla kayıtlar elektronik ortamda tutulur. Tüm bu işlemlerin düzenli ve hatasız olması şirket için büyük önem taşır.

Yanlış fatura kesimi, hatalı vergi hesaplanması gibi durumlarda şirket mali zarara uğrayabilir veya şirkete ceza kesilebilir.