E-Arşiv Fatura Nedir?

Bireysel veya firma olarak e-fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra muhtemelen "e-arşiv fatura nedir" terimi sıklıkla karşınıza çıkmaya başlamıştır.

Fatura alışverişinin yapıldığı iki taraftan birisi e-fatura kullanıyor iken diğer taraf matbu fatura kullanıyorsa elektronik ortamdan gönderilen bu faturaya e-arşiv fatura denilmektedir.

E-arşiv fatura, e-faturanın bir kopyasıdır ve saklanması zorunludur. Aslında e-arşiv faturanın kesimi de zorunlu tutulsa da e-faturadan farklı olarak e-arşiv faturaları alıcıya gönderilmemektedir. Saklanması zorunlu tutulan bu e-arşiv faturaların GİB’e rapor edilmek zorunluluğu vardır. GİB’e rapor edilecek bu faturalar, faturaların düzenlenme işleminin ardından gelen ayın 1 ve 15. günü arasında gönderilmelidir.

Kimler E-Arşiv Fatura Göndermek Zorunda?

E-Arşiv fatura nedir sorusuna cevap bulduysak şimdi kimlerin e-arşiv fatura gönderme zorunluluğu olduğunu konuşalım. Dijital ortamdan ürün ve hizmet satışı yapan firmalar ile 2014 yılı gelir tablosu brüt 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler e-arşiv fatura uygulamasından mükelleftir.

• 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren satış yapılan ve fatura kesilen kişi veya firmanın vergi mükellefi olması durumunda, düzenlenecek fatura tutarı KDV dahil 5 bin lira ve üzeri ise faturanın dijital ortamdan düzenlenmesi zorunludur. 5 bin lira tutarının altında kalanlarda ise normal fatura düzenlenebileceği gibi e-arşiv fatura da düzenlenebilir.
• Eğer ki satış yapılan kişi veya firma vergi mükellefi değilse düzenlenecek fatura tutarı KDV dahil 30 bin lira ve üzerinde olması durumunda faturanın e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunludur.

GİB üzerinden düzenlenecek e-arşiv faturaların, daha sonra A4 boyutunda çıktı alınarak fatura kesilen kuruma verilmesi zorunludur.

Yukarıda sıralanan maddeler, bizim düzenleyeceğimiz faturalar için geçerliydi. Bize düzenleyeceğimiz faturalarda ise durum nasılmış bakalım.

• Tarafımıza düzenlenecek fatura tutarı 5 bin lirayı geçmesi durumunda faturanın e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelmiştir. Düzenlenen e-arşiv faturayı çıktı alıp kaşe-imza yapılması durumunda bu çıktı irsaliye yerine de geçecektir. Yani ayrıca irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.

İrsaliye ile göndermiş olduğunuz ürünlerin faturasını düzenlemek için 7 gün süreniz bulunmaktadır.

Neden E-Arşiv Fatura Kullanmalıyım?

• E-arşiv fatura uygulaması ile işletmenizin tüm faturalarını dijital ortamda güvenli bir şekilde saklayabileceksiniz. Bu sayede faturalarınızın kaybolma tehlikesi ile karşı karşıya gelmezsiniz.
• E-arşiv fatura uygulaması ile faturalarınızı hızlı, kolay ve hatasız bir şekilde düzenleyerek zamandan tasarruf edebilirsiniz. Bu işler için ekstradan personel çalıştırmanıza gerek kalmayacağı için aynı zamanda maddi olarak da tasarruf edebilirsiniz.
• E-arşiv fatura uygulamasında düzenlediğiniz faturanın bir çıktısını alarak bu fatura üzerine “İrsaliye yerine geçer” ibaresini yazmanız durumunda ekstradan irsaliye düzenlemenize gerek kalmaz.
• E-arşiv fatura uygulaması ile faturalarınızı dijital ortamdan gönderebileceğiniz gibi çıktı olarak da teslim edebilirsiniz. Tercih tamamen sizin!

E-Fatura Nedir? E-Fatura'nın Avantajları Nelerdir?

E-arşiv Fatura Uygulamasına Nasıl Başvurabilirim?

E-arşiv fatura uygulamasından yararlanmak isteyenlerin öncelikle 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen E-fatura Uygulaması’na kaydolması gereklidir. Bu işlemin ardından kullanıcıların, e-arşiv uygulamasından yararlanmak için aşağıda listeleyeceğimiz yöntemlerden kendilerine uygun olanı seçmeleri gerekir.

• Özel Entegrasyon Yöntemi: E-arşiv fatura uygulamasından yararlanmak isteyen kullanıcılar, mali mühür sertifikası ile entegratör firmalara başvuru yapmalıdırlar. Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan özel entegrasyon izin alan kullanıcılar, bilgi işlem sistemi aracılığıyla e-arşiv fatura uygulamasını kullanabilirler.
• Bilgi İşleme Sistemi Entegrasyonu Yöntemi: Kendi bilgi işlem sistemlerini yeterli gören kullanıcıların öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapması, ardından gerekli testleri geçmesi sonucu e-arşiv fatura uygulamasını direkt kendi bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

Nasıl E-arşiv Fatura Kesebilirim?

E-fatura ile aynı yöntemlere sahip e-arşiv fatura kesimi için GİB portalı üzerinden veya özel entegratörler aracılığıyla kesebilirsiniz. Aynı zamanda kendi bilgi işlem sisteminizi kullanarak da e-arşiv fatura kesim işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

• E-fatura uygulamasında fatura sadece dijital ortamda kesilip alınan çıktının herhangi bir geçerliliği yokken E-arşiv fatura uygulamasında hazırlanan e-arşiv fatura, A4 boyutunda çıktı olarak alınabilir ve bu çıktı, irsaliye yerine geçebilir.
• E-fatura uygulamasında GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) aracı olarak bulunurken E-arşiv fatura uygulamasında kullanıcılar GİB’e rapor vermek zorundadır.
• E-fatura zorunlu bir format dahilinde ilerlerken E-arşiv fatura’nın serbest bir işleyişi vardır.
• Her iki uygulama da mali mühür ile oluşturulurken E-arşiv uygulamasında ek olarak zaman damgası da vardır.
• E-fatura uygulamasında GİB portalı ya da özel entegratör olmak üzere iki seçenek varken E-arşiv fatura uygulamasında GİB portalı, özel entegratör ve işletmenin kendi bilgi işleme sistemi olmak üzere üç seçenek bulunur.

Henüz Sanal Fatura kullanıcısı değilseniz, programı buradan indirerek deneyebilirsiniz.

Ücretsiz İndir

Müşteri Hizmetleri Destek Hattı: 0850 611 06 62

E-Mail: bilgi@sanalfatura.com